Jak długo trzeba przechowywać dokumenty?

Ilona Burkowska

Co zrobić ze starym rachunkiem za gaz albo PIT-em sprzed kilku lat? Wyrzucić? Zachować? Wyjaśniamy, jak długo należy przechowywać rachunki, domowe kwity i różne dokumenty.

Każdy z nas ma w domu mnóstwo dokumentów, paragonów, rachunków, PIT-ów, faktur. Czasami już nie wiemy, gdzie je upchać. Chętnie wyrzucilibyśmy najstarsze papiery, ale obawiamy się, że jak się ich pozbędziemy, to możemy narobić sobie problemów.

Wyjaśniamy, jakie dokumenty trzeba trzymać bezwzględnie, a które można w końcu kiedyś wyrzucić.

Nigdy nie wyrzucaj!
Dokumenty, które powinniśmy trzymać w domowym archiwum latami, bo mogą się przydać w różnych sytuacjach to:

• akty urodzenia członków naszej rodziny,
• akt ślubu,
• metryka chrztu, świadectwo bierzmowania,
• orzeczenie o rozwodzie, akt unieważnienia małżeństwa,
• akt zgonu współmałżonka, rodziców, rodzeństwa.

Jeśli jednak przypadkowo zagubisz lub zniszczysz te dokumenty, pamiętaj - w każdej chwili możesz je uzyskać we właściwej instytucji, urzędzie.

Rachunki związane z prowadzeniem domu
Przynajmniej przez trzy lata powinniśmy przechowywać:

• książeczki czynszowe,
• faktury za gaz i energię.

Przez 3 lata zakład wystawiający fakturę może sprawdzić, czy należność została uregulowana. Przechowuj te dokumenty dla własnego spokoju, bo jeśli na przykład spółdzielnia mieszkaniowa nie zaksięguje wpłaty, może poprosić Cię o dowód uregulowania należności. Jeśli płaciłeś przelewem, to nie problem, bo w historii operacji bankowych pozostanie ten przelew. Ale gdy zaginie rachunek zapłacony w pocztowym okienku, będzie kłopot, bo jeśli nie zostanie po nim żaden ślad, najprawdopodobniej będziesz musiał ponownie zapłacić ten rachunek...

Natomiast rachunki za telefon i telewizję - mimo że przedawniają się po 2 lub 3 latach - radzimy trzymać przez 10 lat. A to dlatego, że w przypadku gdy firma windykacyjne wystąpi do nas z wezwaniem o zapłacenie starego rachunku, to - jeśli mamy taki kwit w domu i jesteśmy w stanie przedstawić jego kopię w sądzie - możemy uchylić się od płacenia.

A co jeśli nie mamy dowodu zapłaty? Jak najszybciej idźmy wtedy do prawnika, by fachowo podnieść zarzut przedawnienia tego długu. Jeśli zrobimy to nieumiejętnie lub zbyt późno, może okazać się, że będziemy musieli zapłacić.

Stare PIT-y
Teraz jest czas rozliczania się z urzędem skarbowym i wypełniając nowe zeznanie, może korcić, by wyrzucić stare PIT-y. Ale najpierw sprawdźmy daty!

Zapamiętaj! Dokumenty dotyczące urzędu skarbowego przechowuj przez 5 lat - licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe.

Tak długo musisz zachować:

• kopie PIT-ów, ale także
• wszystkie faktury i rachunki, na podstawie których korzystałeś z ulg podatkowych,
• potwierdzenia nadania druku PIT listem poleconym lub urzędowe pokwitowania jego złożenia.

Urząd skarbowy na kontrolę Twoich dokumentów ma aż 5 lat. Ale uwaga, w tym przypadku okres przedawnienia liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Czyli na przykład składając zeznanie roczne za 2015 rok, dokumenty z tego rozliczenia będziesz musiał przechowywać aż do 31 grudnia 2021 roku.

Warto pilnować dokumentów, którymi może chcieć zainteresować się fiskus, bo jeśli urzędnicy skarbowi zdecydują się nas skontrolować i okaże się, że, niestety, nie mamy potrzebnych rachunków czy druków, zapłacimy karę. Jest naliczana indywidualnie.

Dowody wpłaty alimentów

Tego rodzaju dokumenty przechowujmy minimum 3 lata. Dlaczego właśnie tyle? A dlatego, że po takim okresie ulega przedawnieniu roszczenie wobec nas o zapłatę ewentualnych zaległości.

Świadectwa szkolne i pracy

Świadectwa ukończenia szkoły, dyplom ukończenia studiów, certyfikaty, dyplomy i zaświadczenia o odbytych kursach i szkoleniach, a także referencje od poprzedniego pracodawcy - przydadzą się podczas szukania nowej pracy, dlatego warto je przechowywać tak długo, jak jesteśmy czynni zawodowo.

• Nigdy natomiast nie wyrzucaj świadectw pracy otrzymanych w instytucjach, w których pracowałeś. Mogą się przydać nie tylko podczas szukania nowego zatrudnienia, a także starania o emeryturę czy rentę.
• Warto przechowywać też starą książeczkę ubezpieczeniową z wpisanymi do niej zarobkami - może się okazać potrzebna przy staraniach o emeryturę.
• Świadectw pracy i starych książeczek ubezpieczeniowych można się pozbyć dopiero w momencie ustalenia prawa do emerytury. Chyba, że mają dla nas wartość sentymentalną.

Umowy dotyczące pożyczki

Dziesięć lat trzymajmy umowę pożyczki - jeśli pożyczaliśmy od kogoś bądź komuś pieniądze i zawarliśmy z tą osobą umowę. Przez taki sam okres trzymajmy dowody spłaty długu, bo dopiero po tym czasie ulega on przedawnieniu.

Warto też po spłaceniu długu wziąć od pożyczkodawcy notarialnie poświadczone oświadczenie dotyczące całkowitej spłaty długu i braku jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu. Ten dokument przechowujmy do końca życia.

Paragony zakupu towaru i gwarancje
Kupiłeś na przykład lodówkę czy telewizor, do których producent dołączył gwarancję? Trzymaj ją tak długo, jak jest ważna. Taką informację znajdziesz w treści tego dokumentu. Warto go zachować, bo może zapewnić nieodpłatną naprawę sprzętu. Trzymajmy też paragony czy inne dowody zakupu, bo są podstawą składania reklamacji. Kwity wydane przez sprzedawcę przechowujmy przez dwa lata, bo tyle wynosi czas na zgłoszenie reklamacji. Zawsze składaj ją sklepie, w którym robiłeś zakupy.

Dokumenty majątkowe

Akt kupna lub sprzedaży nieruchomości, samochodu, akt darowizny, testament po rodzicach bądź członkach rodziny, akt podziału majątku, umowy najmu mieszkania, itp. - to dokumenty, które mogą przydać się na każdym etapie życia, dlatego nie warto ich się pozbywać.

I choć teoretycznie nie powinno być problemu z odtworzeniem takich akt, bo kancelarie notarialne przechowują je w swoich zasobach, to w praktyce może to sprawić nam wiele kłopotu. Szczególnie, gdy umowy notarialne zawieraliśmy w różnych miastach.

W przypadku sporządzonego notarialnie testamentu - po zrealizowaniu woli zmarłego - nie ma on żadnej wartości, oprócz sentymentalnej.

Zapamiętaj:

Wszystkie dokumenty sporządzone w formie aktu notarialnego powinniśmy przechowywać do końca życia, dopóki są ważne i odzwierciedlają aktualny stan prawny.

Dokumenty związane z bankiem

Okres przechowywania bankowych dokumentów zależy od ich rodzaju.

• Umowy kredytowe i dowody spłat kolejnych rat kredytu - przechowuj aż do momentu otrzymania z banku zaświadczenia potwierdzającego, że zobowiązania są uregulowane i nie zalegamy bankowi z żadnymi płatnościami. Zaświadczenie oczywiście zachowaj - może być potrzebne, gdyby bank mimo zapłaconych rat, miał wobec nas jakieś roszczenia.

Uwaga! Oprócz standardowego zaświadczenia o spłacie kredytu warto zażądać od banku pełnego zaświadczenia o spłacie kredytu. Czyli informującego, że nasze zobowiązanie zostało w całości spłacone i bank nie ma żadnych roszczeń z tytułu tego kredytu. Jest ono płatne, ale warto je mieć. Gdy bank stwierdzi, że jednak zalegamy z płatnościami i sprawa trafi do sądu, będzie nam łatwiej dochodzić swoich praw.

• Wyciągi z bankomatów, a także potwierdzenia operacji dokonanych kartą płatniczą powinniśmy przechowywać aż do chwili otrzymania z banku zbiorczego wyciągu operacji miesięcznych. Gdy nic nie budzi naszych wątpliwości, można zniszczyć wydruki rachunków.

Jeżeli posługujemy się internetem i mamy wgląd do naszego konta - nie musimy trzymać wydruków, gdyż na bieżąco możemy sprawdzać wszystkie operacje. Jeśli jest inaczej - bankowe dokumenty przechowujmy do czasu zakończenia trwania umowy z bankiem i zamknięcia konta.

Umowy ubezpieczenia, polisy

• Polisy ubezpieczeniowe na życie i zdrowie - jeśli są opłacane - są ważne przez całe życie, dlatego nie należy wyrzucać ani niszczyć.
• Polisę mieszkaniową, choć jest ważna rok, warto zachować przez kolejne trzy lata. W ten sposób będziemy mieć dowód opłacenia składki, gdyby towarzystwo ubezpieczeniowe dopatrzyło się jakichś braków.
• Umowy ubezpieczeń obowiązkowych samochodu - OC - nie wyrzucajmy przed upływem 10 lat. Choć roszczenia firm ubezpieczeniowych przedawniają się po 3 latach, warto dokumenty mieć w domu dłużej, ponieważ mogą się przydać przy zawieraniu kolejnej polisy z innym ubezpieczycielem.